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    華恒智信分享:企業開會時頭腦風暴的應用
    2021-10-09 17:11:27 | 頭腦風暴 , 群體決策

    在群體決策中,由于群體成員心理相互作用影響,易屈于權威或大多數人意見,形成所謂的“群體思維”。群體思維削弱了群體的批判精神和創造力,損害了決策的質量。為了保證群體決策的創造性,提高決策質量,管理上發展了一系列改善群體決策的方法,頭腦風暴法是較為典型的一個。

     

    頭腦風暴含義

     

    頭腦風暴法有可分為直接頭腦風暴法(通常簡稱為頭腦風暴法)和質疑頭腦風暴法(也稱反頭腦風暴法)。前者是在專家群體決策盡可能激發創造性,產生盡可能多的設想的方法,后者則是對前者提出的設想、方案逐一質疑,分析其現實可行性的方法。

     

    頭腦風暴法(Brain Stornling)又稱智力激勵法,由美國BBD0廣告公司經理奧斯本創立,后經各國學者和管理人員的實踐和發展而逐步完善。它是一種通過小型會議的組織形式。讓所有參加者在自由愉快、暢所欲言的氣氛中誘發集體智慧,相互啟發靈感,最終產生創造性思維的決策方法。

     

    頭腦風暴實施成功的關鍵

     

    1.主持人的個人素質

    頭腦風暴法成功關鍵很大程度上取決于主持人的素質。一般來講一個合格的頭腦風暴法主持人需要具備下列條件:了解召集會議的目的,思想敏銳,表達歸納能力強,掌握頭腦風暴法的原則善于引導大家思考和發表觀點,自己發展發表傾向性觀點,善于阻止相互間的評價和批評。

     

    2.與會人員自身的素質

    頭腦風暴法與會人員應由下列人員組成:

    方法論學者——專家會議的主持者;

    設想產生者——專業領域的專家;

    分析者——專業領域的高級專家;

    演繹者——具有較高邏輯思維能力的專家。

     

    具體應按照下述三個原則選?。?/strong>

    1.如果參加者相互認識,要從同一職位(職稱或級別)的人員中選取,領導人員不應參加,否則可能對參加者造成某種心理壓力。

     

    2.如果參加者互不認識,可從不同職位{職稱或級別)的人員中選取。主持者不應公布參加會議人員的職稱,以免造成心理壓力。不論與會人員的職稱或級別,在頭腦風暴會議中都應同等對待。

     

    3.參加者的專業應力求與所討論的決策問題相一致。專家中最好包括一些學識淵博,對所討論的問題有較深理解的其它領域的專家。

     

    頭腦風暴法過程中的幾大原則

     

    一是鼓勵激進的想法;

    二是建立于其他主意之上;

    三是始終聚焦于主題;

    四是不準評論他人構想的好壞;
    五是服從主持人裁決和指揮;

    六是不允許私下交流。

     

    制定這幾項原則的出發點和中心思想是為了使與會成員在不受任何干擾的情況下發掘出自己內心深處的靈光閃現和創意積淀。既然是“風暴”,就要讓所有有關的主意和觀點如暴風雨般一瀉而下。鼓勵激進、積極、大膽的想法,但這些要緊緊圍繞于主題展開。

     

    會議過程中很有可能出現違背這幾項原則的情況。如最易出現的是對別人想法評頭論足,主持人發現后應及時提醒和制止。這條原則曾在迪斯尼設計歐洲迪斯尼樂園方案進行頭腦風暴討論時被違背,兩個建筑師點評對方方案時互相挖苦,后來差點大打出手。另外要注意的是每人發言應簡明扼一次發言只談一種見解。最好能限定時間,到時間停止發言。會議進行時間可在30分鐘到60分鐘之間,考慮到參與者的靈感激發程度的下降和易產生疲憊程度等原因,時間最長不宜超過一個半小時。

     

    具體實施方法:

     

    第一,選定基本議題。議題的選擇應十分明確,應該是參加成員一直期待解決的問題,并且合乎參與者的層次和關心程度?;蛘哒f既是組織一直懸而未決的問題又能保證參與者對此有濃厚的興趣。例如闡述為下一個財政年度進行新的促進活動.建議改進銷售和服務部門之間的合作的方式等等。會議開始后,主持人應對議題仔細闡釋,以便參加者理解。

     

    第二,確定參加者。參加者應包括一般員工、辦事人員、管理者、監督人員以及領導者。參與會議的成員數目一般不宜超過10人。確定一位主持人,另外要有專人進行記錄.主持人和記錄者也可以是同一人。

     

    第三,確定時間和場所.并對場所進行必要的布置。布置過程中要提供進行記錄的紙筆工具和海報、黑板等。記錄員要將成員提供的主意記錄于所有成員都能看到的黑板或海報上,故座位安排應便于成員看到記錄情況。

     

    第四,暢談階段。暢談是頭腦風暴法的創意階段。為了使大家能夠暢所欲言,需要制訂~些規則。主持人首先要向大家宣布這些規則.如果時間允許,可以讓每個人先就所需解決的問題獨立考慮10分鐘左右。隨后引導大家自由發言、自由想象、自由發揮、使彼此相互啟發,相互補充,真正做到知無不言,言無不盡??梢园错樞颉耙粋€接一個”輪流發表意見,如輪到的人當時無新構想,可以跳到下一個。在如此循環下,新想法便一一出現。與會人員每講出一個主意、方案,由速記員馬上寫在白板上。使每個人都能看見,以利于激發出新的方案。經過一段討論后。大家對問題已經有了較深程度的理解。為了使大家對問題的表述能夠具有新角度、新思維。主持人或書記員要對發言記錄進行歸納、整理,找出富有創意的見解,以及具有啟發性的表述,供下一步頭腦風暴時參考。

     

    第五,篩選階段。通過組織頭腦風暴暢談,往往能獲得大量與議題有關的設想。至此任務只完成了一半,更重要的是對已獲得的設想進行整理,分析,以便選出有價值的創造性設想來加以開發實施,即設想處理。設想處理的方式有兩種:一種是專家評審,可聘請有關專家及學員代表若干人15人左右為宜l承擔這項工作。另一種是二次會議評審,即所有與會人員集體進行設想的評價處理工作。通過評審將大家的想法整理成若干方案。經過多次反復比較,最后確定1~3個最佳方案。

     

    頭腦風暴有效運行小技巧

     

    第一,擴展頭腦風暴。也就是鼓勵參與者進行適當的熱身活動。IDE0曾經測試過哪一種熱身方法將會使得人們在頭腦風暴會議中有更好的績效。討論到在玩具產業運用一項新技術的會議之前,他們把參與討論的成員分為3組。為了準備這個討論,第~小組進行一些背景資料的閱讀和聽關于該技術的專家的講演:第二小組花大約半個小時在玩具店中觀察這種技術在這種場合下不同的反應;第三小組不進行熱身就參加討論。最后的結果是,那個參觀玩具店的小組在頭腦風暴會議上明顯表現得更為出色,不管是從創意的數量還是創意的質量來說,都是如此。所以說富有成效的熱身方法對于取得良好結果來說是必要的和可行的。

     

    第二,在頭腦風暴過程中,還要重視各種分析工具和模型的應用。如Sw0T分析法、經營業務組合分析法、PEST分析法等等。這些分析方法恰當地組合運用到頭腦風暴的會議過程中,能幫助組織者實現自己想得到的成果。

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    這里對以上分析方法簡單介紹如下:SWOT分析,就是幫助決策者在內部的優勢(Strengths) 和劣勢(Weaknesses)以及外部環境的機會(0pportunities)和威脅(Threats)的動態綜合分析中,確定相應的生存和發展戰略的一種有用的分析方法。SWOT分析法經常應用于頭腦風暴會議中??梢允褂肧WOT分析法進行生意計劃、戰略規劃、競爭者評估、制定市場和產品的發展與研究報告等。

     

    經營業務組合分析法是美國波士頓咨詢公司為大企業確定和平衡其各項經營業務發展方向和資源分配而提出的戰略決策方法。其前提假設為,大部分企業都經營兩項以上的業務,這些業務擴展、維持還是收縮,應該立足于企業全局的角度加以確定,以便使各項經營業務能在現金需要和來源方面形成相互補充、相互促進的良性循環局面。PEST分析即總體環境分析。這種方法強調對***環境(Political)、經濟環境(Economic)、社會環境(Social)、技術環境(Technological)4方面進行詳細分析。在確定市場成長、市場定位、業務方向時可以應用PEST分析法.主要是應用于對外部環境的考察和分析。

     

    第三,靈活應變。在頭腦風暴法過程中,應根據具體的實際情況。因入、因事、因地而隨機應變,對傳統的頭腦風暴法進行改進。

     

    ①參加會議的人員應定期輪換,應有不同部門。不同領域的人參加,以便集思廣益。

     

    ②參加會議者應有男有女,以增強競爭意識和好奇心。

     

    ③采用函詢與集體討論相結合的方式征求專家意見的方法。

     

    ④采用“頭腦風暴法”加“哥頓法”。哥頓法是美國人哥頓于1964年提出的。在會議上,除了主持人外,其他參加會議的人員都不知道會議要解決的具體問題是什么,這樣可以使與會者不受現實事物的約束,大膽而漫無邊際的暢談己見。

     

    ⑤借用計算機作為頭腦風暴的輔助工具。比如說讓計算機產生“隨機詞語”,通過一些與問題看起來毫不相干的詞語刺激人的視覺,進而影響人的思維,提出一些創造性的方案來。也可以通過計算機產生隨機圖片,讓人產生聯想,開拓與會人員的思維。